MAPA DE FUNCIONES

1.       DIRECTO DE PROYECTO

El director del proyecto, como gestor, es responsable de asegurar que todos los integrantes del equipo conocen su rol y saben ejecutarlo, cuentan con los medios disponibles para hacerlo y con la información necesaria para comprender el alcance y limitaciones de cada tarea y actividad en la que intervendrán de forma activa. De forma general sus funciones son:

·         Desarrollar el plan del proyecto.

·         Establecer prioridades.

·         Coordinar.

·         Actuar como interlocutor ante promotores, accionistas, cliente y también ante los equipos de trabajo y participantes en el     proyecto.

·         Propiciar la comunicación y velar por el mantenimiento de los canales.

·         Gestionar a los equipos.

·         Gestionar las compras y los proveedores.

·         Gestionar el riesgo.

·         Confeccionar, actualizar y monitorizar el plan de proyecto.

·         Evaluar y monitorizar la calidad.

·         Gestionar el presupuesto del proyecto.

·         Gestión los conflictos que se puedan presentar.

·         Hacer un seguimiento del desarrollo de proyecto en su fase de ejecución.

·         Motivar a los equipos.

·         Ejecutar acciones correctoras cuando sea necesario.

2.       REVISOR FISCAL

En forma general se contempla como funciones del Revisor Fiscal las siguientes Funciones:

·         Cerciorarse de que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la sociedad se ajustan a las prescripciones de los estatutos, a las decisiones de la asamblea general y de la junta directiva.

·         Dar oportuna cuenta, por escrito, a la asamblea o junta de socios, a la junta directiva o al gerente, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios.

·         Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia de las compañías y rendirles los informes a que haya lugar o le sean solicitados.

·         Velar por que se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las actas de las reuniones de la asamblea, de la junta de socios y de la junta directiva, y por qué se conserven debidamente la correspondencia de la sociedad y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines.

·         Inspeccionar asiduamente los bienes de la sociedad y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro título.

·         Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores sociales

·         Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe correspondiente.

·         Convocar a la asamblea o a la junta de socios a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario.

·         Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos y las que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la asamblea o junta de socios.

3.       ASESOR LEGAL

El asesor jurídico tiene como papel principal garantizar el cumplimiento de la legalidad en las operaciones de nuestro negocio y es clave en cualquier estrategia del proyecto. Sus principales funciones serán:

·         Analizar    documentación    remitida    por    el    Director    del Proyecto, elevando los informes que correspondan.

·         Acopiar  y  analizar  información  acerca  de  un  tema  específico  consultado,  adjuntando un informe especial.

·         Estudiar la legislación vigente, para respaldar informes solicitados.

·         Analizar la documentación que regula las actividades de la Dirección Administrativa y Financiera en el ámbito legal (reglamentos, manuales, procedimientos, anteproyecto de   leyes,   etc.),   emitiendo informe   legal para   enmiendas,   adiciones   y   otras recomendaciones, que vayan en beneficio y mejora de dicha normativa y permitan su aplicación en el Órgano Judicial.

·         Asesorar en todo lo que se le solicite, en el área de su competencia profesional.

·         Elevar informes periódicos a su superior sobre el  trabajo que realiza su Unidad.

·         Elevar  proyectos  de  Resoluciones  Administrativas  para  su  emisión  por parte del Director del Proyecto,  asegurando  que  se  guarden  concordancia  con  las  normas constitucionales, legales y reglamentarias pertinentes y en vigencia.

·         Suscribir    contratos,    convenios    y    acuerdos    interinstitucionales    con    entidades nacionales e internacionales.

·         Supervisar  y  efectuar  seguimiento  al patrocinio de  procesos  judiciales  en  defensa de los intereses económicos, administrativos y financieros de la Dirección Administrativa y Financiera del Órgano Judicial.

·         Efectuar las  consultas  de  carácter  legal  que  promueva  la  Dirección  Administrativa  y Financiera    del    Órgano    Judicial    ante    entidades    y    organismos    nacionales    o internacionales.

·         Analizar   y   emitir informe   legal sobre   los   proyectos   de   disposiciones   legales   o reglamentarias,  emanadas  del  Órgano  Legislativo  o  Ejecutivo,  respectivamente,  que puedan afectar al Órgano Judicial.

4.       ASESOR FINANCIERO

Una vez que se tiene la licencia regularizada y actualizada, para ejercer el rol, el asesor financiero puede desempeñar distintas tareas para clientes, ya sean empresas o personas físicas. Algunas de las funciones que debe realizar son:

·         Elaborar un plan financiero de acuerdo a las necesidades del Proyecto.

·         Gestionar las finanzas, procurando la buena administración de éstas.

·         Pronosticar escenarios económicos.

·         Resolver problemas de tipo financiero.

·         Realizar auditorías.

·         Evaluar oportunidades y riesgos potenciales del cliente.

·         Establecer objetivos y metas económicas.

5.       AUDITOR SISO

El trabajo de la auditoría comprende el examen y evaluación de la idoneidad y efectividad del sistema de control interno y su eficacia para poder alcanzar los objetivos encomendados. Además, es asesorar a diferentes niveles, con el objetivo de proteger y mejorar el funcionamiento de la organización. Entre las funciones del auditor se encuentran:

·         Asistir a miembros de la organización a desempeñar sus responsabilidades, proporcionando análisis, apreciaciones, recomendaciones y asesoría.

·         Evaluar y probar la eficacia de los controles diseñados para ayudar a la organización a cumplir sus objetivos.

·         Contribuir a la mejora de la administración de riesgos, de los sistemas de control y ejercicio del poder.

·         Determinar recursos adecuados para lograr objetivos de los compromisos.

·         Asistir a la dirección del Proyecto, identificando y evaluando exposiciones significativas.

·         Promover el mejoramiento continuo mediante evaluaciones de eficacia.

·         Identificar, analizar, evaluar y registrar información para lograr resultados favorables.

·         Identificar información suficiente, confiable, relevante y útil para la mejora de la empresa..

·         Comunicar resultados.

·         Establecer un sistema para seguir la disposición de resultados comunicados a la administración.

6.       AUDITOR SGC

Las funciones principales del auditor del sistema de gestión de calidad son:

·         Determinar si el Sistema de Gestión de Calidad es conforme con lo establecido en la  Norma ISO  9001:2008,  el  manual  de  políticas  de  calidad,  procedimientos  internos  y  regulatorios aplicables de acuerdo a los lineamientos de la organización.

·         Realizar la Planeación de la Auditoría.

·         Ejecutar las Auditorías de Acuerdo al Programa Anual de Auditorías Internas.

·         Documentar las observaciones y las No Conformidades encontradas durante la Auditoría.

·         Informar los resultados de la auditoría a través del Informe de Auditoría.

·         Verificar la efectividad de las acciones correctivas tomadas como resultado de la auditoría.

·         Las demás funciones inherentes a su área que sean solicitadas por sus superiores inmediatos o la dirección del Proyecto.

7.       COORDINADOR FINANCIERO

Las responsabilidades del Coordinador Financiero son:

·         Responder por la adecuada presentación y entrega oportuna de los balances, anexos e informes exigidos por la dirección del Proyecto, así como por la atención de los requerimientos formulados por los mismos.

·         Verificar el cumplimiento por parte de las personas a su cargo y de las distintas áreas de la empresa de las normas administrativas, legales y fiscales vigentes en materia de información financiera.

·         Realizar el análisis de la información contable con el fin de brindar información que ayude a la toma de decisiones por parte de la gerencia.

·         Estar permanentemente actualizado sobre las normas y políticas que en materia contable, tributaria, comercial, etc., sean establecidas por las entidades estatales de control y vigilancia y su implementación en la empresa.

·         Responder por la adecuada presentación de la información de carácter comercial, tributario y fiscal, siguiendo las normas y políticas exigidas por las Superintendencias, Cámara de Comercio, DIAN y las Secretarías de Hacienda Municipales, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

·         Coordinar con el área de sistemas que el registro de la información sea oportuna y confiable, verificando mensualmente la consistencia de los registros, así como implementando nuevos reportes que faciliten y agilicen el cruce y generación de nueva información.

·         Colaborar para que haya un adecuado flujo de información soporte de la contabilidad.

·         Desarrollar las demás funciones relacionadas con su cargo que le sean asignadas por su superior inmediato.

·         Ejercer control sobre las claves internas del programa de contabilidad.

·         Presentar los estados financieros en las fechas establecidas de acuerdo con el cronograma correspondiente, garantizando especialmente el cumplimiento del cronograma de convergencia a Normas Internacionales de Información Financiera según el grupo al que pertenezca la entidad.

8.       AUXILIAR CONTABLE

Las principales funciones de un Auxiliar Contable son:

·         Recibe, examina, clasifica, codifica y efectúa el registro contable de documentos.

·         Revisa y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con las cuentas respectivas.

·         Archiva documentos contables para uso y control interno.

·         Elabora y verifica relaciones de gastos e ingresos.

·         Transcribe información contable en un microcomputador.

·         Revisa y verifica planillas de retención de impuestos.

·         Revisa y realiza la codificación de las diferentes cuentas bancarias.

·         Recibe los ingresos, cheques nulos y órdenes de pago asignándole el número de comprobante.

·         Totaliza las cuentas de ingreso y egresos y emite un informe de los resultados.

·         Participa en la elaboración de inventarios.

·         Transcribe y Accesa información operando un microcomputador.

·         Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.

·         Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

·         Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

·         Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

9.       AUXILIAR TESORERIA

Ejecutar los procesos administrativos de los distintos trámites desarrollados en la Unidad de Tesorería, chequeando, clasificando y registrando documentos de diversa índole y aplicando correctamente las normas y procedimientos definidos para ello, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos.

·         Chequea que las órdenes de pago estén correctamente elaboradas y contengan los soportes respectivos.

·         Clasifica las órdenes de pago según conceptos y montos.

·         Registra y envía las órdenes de pago, según monto establecido, a las autoridades competentes para autorizar el pago.

·         Registra y envía a Impuesto Sobre la Renta de la Institución las órdenes de pago por concepto de servicios prestados a la Institución, para la correspondiente deducción.

·         Recibe y codifica manualmente las órdenes de pago, según lista de conceptos o motivos de pago.

·         Transcribe en el computador la información contenida en las órdenes de pago para ingresarla en el sistema de la unidad.

·         Calcula monto a deducir, por la Ley de Timbre Fiscal, a las órdenes de pago por concepto de servicios prestados a la Institución.

·         Llena a mano "Forma 16" indicando monto a deducir y demás datos contenidos en él.

·         Coloca sello de Timbre Fiscal en recuadro en la orden de pago, llenando los datos allí requeridos y las entrega con sus respectivos soportes al personal de elaboración de cheques.

·         Mantiene actualizado registros manuales o computarizados de datos.

·         Recibe de la Unidad de informática, listas de cheques de nóminas y extranómina del personal obrero, administrativo, docentes, jubilados, pensionados, becarios, sueldos embargados, Federación de Centros Universitarios, etc.

·         Desglosa listas de cheques y las organiza por dependencias y bancos.

·         Recibe y chequea órdenes internas para transferencias bancarias debidamente conformadas, calculando monto de las mismas y verificando su coincidencia con los montos de las listas de cheques y el número de cuenta de cada banco.

·         Entrega las órdenes internas conformadas y sus respectivos soportes a su superior inmediato para su autorización.

·         Levanta informe de irregularidades detectadas en los procesos e informa a su superior inmediato.

·         Lleva libro de registro de cheques emitidos por la unidad de informática, indicando los datos contenidos en los cheques.

·         Ordena y elabora relación de cheques devueltos, indicando datos de los cheques, concepto y razón de devolución, para informar a control financiero.

·         Lleva control de caducidad de los cheques emitidos y depositados en caja.

·         Revisa los archivos para desincorporar de éstos los cheques que no han sido retirados por sus beneficiarios y han caducado.

·         Anula cheques caducados.

·         Elabora relación de cheques caducados y anulados, para ser enviados a la sección de control financiero para su respectivo registro.

·         Elabora oficio de orden de suspensión de pago por cheques extraviados por el personal y lo envía al banco involucrado.

·         Efectúa trámites para depósitos de pagos de jubilaciones en cuentas bancarias personales de jubilados.

·         Lleva el control de las listas de cheques enviados al banco.

·         Recibe, desglosa y clasifica nóminas de personal de acuerdo al código de dependencia.

·         Clasifica los recibos de pago según código de dependencia y anexa a sus respectivos cheques.

·         Atiende eventualmente la taquilla de caja para hacer entrega de cheques o dinero en efectivo.

·         Suministra información a los usuarios del servicio sobre los cheques anulados o caducados y cualquier otra información requerida correspondiente a la unidad.

·         Suministra información a la unidad de contabilidad, sobre los cheques que han caducado.

·         Transcribe a máquina o en el computador, correspondencia en general.

·         Elabora formatos, oficios y otros documentos requeridos en la unidad.

·         Recibe, revisa, clasifica, archiva y despacha documentos de oficina consignados por los usuarios de la unidad.

·         Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.

·         Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

·         Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

·         Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

10.   ANALISTA DE COMPRAS

Las principales funciones del analista de compras son:

·         Responsable del proceso de gestión, selección, calificación, asignación de código, desarrollo y evaluación de desempeño de los proveedores.

·         Garantizar la optimización del abastecimiento de los bienes y servicios catalogados como indirectos, buscando  mejoras en los procesos y apoyando en la solución de problemas de abastecimiento.

·         Trabajar en conjunto con las diferentes áreas y proveedores para identificar nuevos bienes y servicios para una mejora en costo, imagen, calidad  y funcionalidad. Realizar matriz de riesgo en cada nueva alta de un proveedor.

·         Administrar  y coordinar  los contratos de compra de bienes y/o servicios con las áreas involucradas directamente en el proyecto.  Entiéndase por administrar: términos de la negociación y  plazo o vigencia.

·         Mediar en la resolución de problemas relacionados con los proveedores en: términos de pago, interpretación de contratos (negociaciones), garantías, tiempos de entrega, rechazos de calidad, etc.

·         Proporcionar la documentación necesaria para la definición del proveedor, que permita al usuario generar la requisición de compra en el sistema.

·         Validar los documentos de soporte de la requisición autorizada para la emisión y envío  de  la orden de compra al proveedor de bienes y/o servicios. La posición también interactúa en la creación de presupuestos anuales de todas las áreas del negocio (Gastos)

·         Responsable de generar ahorros o beneficios  en todos los procesos de negociación para la  adquisición de bienes y/o servicios.

·         Generar, analizar y administrar reportes de ahorro y gastos para la búsqueda e identificación de oportunidades de mejorar la rentabilidad del proyecto.

11.   ANALISTA DE PROYECTOS

Funciones principales del Analista de Proyectos:

·         Administrar los recursos de los proyectos en ejecución, con el fin de controlar y evaluar el uso de ellos en la unidad.

·         Realizar reportes de los avances de los proyectos de la unidad, con el fin de evaluar el desarrollo de cada uno de ellos.

·         Actualizar y mantener bases de datos de los proyectos efectuados en la unidad, con el fin de mantener acceso directo y programación de los proyectos efectuados.

·         Realizar cualquier otra actividad de índole similar a la anterior que su jefe le requiera.

·         Analizar los indicadores de rendimiento académico de los alumnos, y realizar supervisión, control y seguimiento de las asignaturas MBI, cautelando el cumplimiento de sus programas y el aseguramiento de la calidad de la gestión docente.

·         Promover y participar en la definición, diseño, implementación y actualización de los programas de las asignaturas correspondientes, y en el mejoramiento continuo del proceso de enseñanza-aprendizaje-evaluación.

·         Gestionar, a nivel operativo, y cautelar, la aplicación y cumplimiento de los lineamientos sobre la solicitud y evaluación de asignaturas de servicio.

·         Participar en la planificación y seguimiento de las actividades de las actividades de caracterización, diagnostico,  apoyo de los alumnos, y proponer acciones de apoyo, en caso de ser necesarias.

·         Supervisar el registro de notas, calendarización de las evaluaciones y asignación de las salas y horarios de las asignaturas.

·         Establecer las acciones necesarias de comunicación y coordinación con otras unidades de la Universidad.

·         Conducir las reuniones de las comisiones técnicas del área respectiva, tanto a nivel interno de la Facultad, como en representación de ésta ante unidades externas prestadoras de servicio docente.

·         Evaluar semestralmente en conjunto con las unidades prestadoras de servicio docente, el desempeño de los profesores que imparten las asignaturas de servicio, mediante instrumentos de evaluación consensuados.

·         Apoyar en la búsqueda de profesores y ayudantes de la asignatura correspondiente en la definición de sus perfiles.

·         Realizar cualquier otra actividad, de índole similar a las anteriores, que su jefe le requiera.

12.   SECRETARIA

A continuación, las funciones generales de la Secretaria:

·         Recibir a los visitantes y guiarlos a sus destinos correspondientes.

·         Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia tanto entrantes como salientes.

·         Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.

·         Coordinar los servicios de mensajería.

·         Recibir, filtrar y distribuir la correspondencia entre los miembros del personal.

·         Localizar y restituir las propuestas de los clientes (diseños y reportes).

·         Redactar, archivar y revisar documentos, tales como recibos, reportes, memos, hojas de cálculos y otros documentos administrativos.

·         Recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los datos y generar los reportes correspondientes.

·         Redactar, revisar y distribuir correspondencia.

·         Actualizar y mantener al día los procedimientos y guías existentes, las listas de contactos, entre otros.

·         Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo correos electrónicos, recibos, reportes y otros documentos administrativos.

·         Escanear documentos físicos para respaldarlos de forma digital.

·         Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base de datos.

·         Coordinar y agendar reuniones de negocios, entrevistas, citas, eventos corporativos y otras actividades afines.

·         Gestionar el calendario y coordinar el trabajo con las reuniones de negocios.

·         Generar el orden del día para las reuniones con el objetivo de que se lleven a cabo de manera eficiente.

·         Reservar los salones de conferencia necesarios u otros locales.

·         Confirmar la reserva de salones o locales y coordinar la comida, además de encargarse de la logística del evento corporativo.

·         Tomar notas durante las reuniones laborales, generar un resumen y distribuirlo entre las personas correspondientes.

·         Encargarse de los preparativos de viaje de los ejecutivos de la compañía u organización.

·         Interactuar con clientes y terceros, gestionar sus archivos y resolver sus reclamos o encargarse de sus requerimientos de manera eficaz.

·         Llevar a cabo seguimientos y mantener buenas relaciones con los clientes.

·         Redactar y entregar documentos a clientes que soliciten información sobre proyectos y realizar el debido seguimiento.

·         Asegurar que los proyectos en proceso sean finalizados de acuerdo con el tiempo establecido.

·         Encargarse de la coordinación general de la oficina y resolver cualquier problema o requerimiento administrativo.

·         Solicitar y acordar la reparación y mantenimiento de los equipos de oficina.

·         Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y equipos cuando sea necesario.

·         Realizar reportes de gastos.

·         Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.