Procesos claves de la Gestión de proyectos
Desde
el punto de vista de uno de los artículos del Dr.
Roger Kaufman “(Benchmarking) (proceso
continuo de comparación de nuestros procesos, productos y servicios)”;
adoptando el mejor enfoque metódico frente a las mejores prácticas, el articulo
refiere a comparar y estudiar el desempeño de diferentes industrias incluso
utilizando su propia entidad y de esta manera copearlas logrando un resultado
eficaz siempre y cuando se cumpla un análisis previo de dichas organizaciones
Debemos
usar las mejores practicas de mercado y asi no devolvernos al pasado y re
invetar la rueda para llegar a hacer lo mismo y apoyarnos con las facilidades
de hoy en dia nos ofrece la tecnología en a la gestión de proyectos, los métodos
deberían ser de mejor practica hay un base material de apoyo que se ofrece para
las empresas que no cuentas con un historial de sus proyectos realizados en el
pasado, el material de referencia es el PMBOK del Project managment institute
con información muy detallada en base a
este material hay 42 procesos y 9 areas de conocimiento o disiplinas hay varias
compañías o directores de proyectos que apenas llegan a la mitad de estos
procesos se habla que es muy recomendado que cada profesional investigue y consulte
de varias fuentes de cada proceso y asi llegar a estar seguros de que proceso
se puede usar o implementar en cada uno de estos proyectos.
Desde la perspectiva de un buen enfoque analítico se debe
tener en cuenta varios factores como estar seguro de que las industrias tengan
similitud con los objetivos y las metas, una visión integrada de la función
directiva, teniendo claro qué producto o servicio se va a comercializar, tener
un buen entendimiento de los cambios y procesos en el mercado y analizar el
mercado de otras industrias o competidores, es esencial no olvidar que los
procesos de cambio deben ser adecuados para que funcionen correctamente en las
industrias.
Para que se logre entender el entorno de una industria , se
debe realizar un análisis profundo mediante la elaboración de un análisis
externo, “en caso que se detecte una necesidad no satisfecha, o por el
contrario una necesidad que pueda ser mejorada, se necesita una comprensión
clara de la situación que se pueda presentar en la actualidad , Por otro lado,
el análisis interno servirá para iniciar
un cuestionamiento en el mercado , ¿Qué podemos ofrecer diferente o mejor?,
además de ¿cómo vamos a hacerlo?.
Para tener una excelente gestión de proyectos se debe
recurrir a las mejores prácticas del mercado (Método superior o practica
innovadora que contribuye a mejorar el rendimiento de una industria u
organización). Por estas razones es importante documentarse en la experiencia
pasada de las industrias en cuanto a la ejecución de los proyectos, enfocándose
en el análisis post-mortem (refleja lo aprendido en el pasado, esto indica un
proceso que se va a cambiar o se cambió para una mejora, es una inducción o
adiestramiento del personal).
Para las organizaciones que no cuentan con Documentación histórica
o desean iniciar su propia información de proyectos con base a las mejores
prácticas en administración de proyectos, se puede encontrar material como
“PMBOK® del Project Management Instituto”, Contiene todas las marcas
registradas, las marcas de servicio, las marcas de certificación y los
materiales con derechos de autor, usados en conjunto con las credenciales, los
productos, servicios, las reproducciones de los estándares y publicaciones, y
los logos del PMI.
La flexibilidad es muy importante ya que se debe escudriñar y
estudiar infinidad de documentación que esté relacionada en cada proceso y
disciplinas descritas, se debe tener en cuenta el sentido común de todo lo que
se refiere a un cambio en la organización ya que para tomar una decisión se debe
tener la experiencia e intuición por lo menos en el estudio y seguimiento
realizado de dicha documentación para generar las modificaciones en cada
proyecto.
También
podemos analizar y detallas algunos conceptos como lo es el siguiente:
1-Seguir un de iniciación estructurado
Esta
habla de priorizar y prevenir inconvenientes, analizar los riesgos que tiene
cada proyecto al momento de iniciar y obstáculos para clasificar objetivos una
de las tecnologías que más relaciona la administración de proyectos es la
importancia de tener una fuerte relación con los satakeholders y sus métodos de
análisis,
Ya que
los satakeholders hace referencia a una persona u organización de empresas que
manejan un interés en una empresa u organización dada tal y como fue establecida
en uno de los primeros memorandos internos de stanford reseach institute
Como se indicó anterior mente para
tomar decisiones o definir un nuevo proyecto o una nueva fase de ejecución del
mismo, y obtener la autorización necesaria para llevarlo a cabo se deben tener
en cuenta varios factores como son:
1.
valoración de riesgos, Asunciones
2.
obstáculos y restricciones
3.
Evaluar factores de requerimientos.
2–Planificación del Proyecto:
La planificación de proyecto se
debe realizar teniendo en cuenta diferentes variedades como lo es con el
desarrollo de software ojalá si fuera propio.
Actual mente se habla del método o
Programa Lean Six Sigma Black Belt el cual permite al participante obtener
conocimientos necesarios para que al término del programa esté completamente
preparado para desarrollar proyectos de mejora dentro de su organización y
obtener la certificación internacional Six Sigma Black Belt por la ASQ.
3–Utilizar auditorías:
Para evaluar la Salud del proyecto lo más factible es
realizar auditorías y reunionés constante mente y así tener conocimiento del
estado y progreso del proyecto, por estas razones se recomendaría desarrollar
criterios estándar de medición tanto de calidad como de productividad y
eficiencia y así poder saber si requerimos de alguna mejora en la organización.
Las auditorias se pueden realizar por personal externo a la
entidad “peer reviews,” ellos tendrían en cuenta las siguientes etapas:
·
Planificación,
elección del tipo de auditorías a realizar
·
Realización
de auditorías según procedimiento y plan definidos
·
Evaluación de
los resultados de la auditoría.
·
Redacción de
un informe y propuesta de medidas correctivas de ser necesario, con expresión
de su grado de urgencia.
4–Utilización de recursos humanos:
La correcta utilización de las “técnicas blandas” (Hablar en
público) dando un correcto uso adecuado de las habilidades interpersonales.
En algunas entidades el cobro de la auditoria está basado de
acuerdo con el proyecto independientemente que el pertenezca a su propia
organización.
5–Estimación en los Proyectos
Los costos y tiempo es la parte más
delicada y de más análisis de todo proyecto
La estimación de proyectos software es una tarea muy
compleja, pero de vital importancia en toda la etapa de desarrollo del software.
Se deberían tener requisitos nuevo y nueva tecnología, las personas deben tener
una buena información histórica y excelente confianza en las métricas y la
experiencia.
6–Practicar un estricto control de cambios:
Independiente mente del análisis de documentación se debe ser
estricto en control y seguimiento de las modificaciones o cambios realizados en
el proyecto
Tener muy claro el procedimiento para solicitar los cambios,
el tipo de formulario, como debe ser completado y el método para aprobación
respectivo. Si el Gerente de Proyecto no ha definido bien el alcance inicial
del proyecto será tremendamente difícil administrar el mismo. El propósito de
la administración de cambios es proteger la viabilidad de la definición del
proyecto ya definida y aprobada.
7–Buffers: incertidumbre, probabilidades:
Es necesario no mezclar (al menos sin identificar claramente)
las contingencias que nos tomamos en las estimaciones con la duración puesta a
cada tarea. Esta contingencia debe ser claramente identificada y manejada para
evitar el efecto de la famosa “Ley de Parkinson”. El método de la Cadena
Crítica coloca todas estas contingencias en un buffer compartido para todo el
proyecto de uso exclusivo del PM.
En el artículo del Dr. Roger Kaufman encontraremos una
plantilla de proyectos en un archivo Excel para poder ponerla a prueba.
8–Subcontratar desarrollos externos (Outsourcing):
En algunas organizaciones cuentan con personas externas e
internas incrementando el número de proveedores involucrados (en algunos casos,
su desarrollo era más importante que el nuestro). En este aspecto son válidas
todas las recomendaciones del PMBOK, ellos tendrán las mismas condiciones de
obligaciones y responsabilidades aquí veremos la exigencia de niveles de
calidad
9-Project Manager, Líder o Facilitador:
Un gerente de proyecto se debe destacar por tener mucha
experiencia y se hábil en los procesos realizados para los proyectos, se debe
empapar en diferentes roles para que así pueda cumplir con todos las
necesidades y objetivos planteados aquí se implementa más un trabajo de apoyo
según el rol que tenga el involucrado , estos grupos de trabajo deben tener un
alto desempeño donde los conflictos que se presentes ellos tengan la capacidad
de resolverlos .
10-Project Management Estratégico:
el tema se basa en asegurarse de que todos los proyectos
están estratégicamente alineados y fueron previamente analizados por la PMO
(Dirección de proyectos) o un proceso de PPM (La Administración del Portafolio
de Proyectos)
Bibliografía
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